A importância da logística na vida do profissional liberal

Maurício Domingos Alves

• Gestão do Tempo: Um professor de música geralmente tem uma agenda apertada, com aulas agendadas em horários específicos. A logística ajuda a otimizar (melhorar) o tempo, permitindo que o professor organize suas aulas de forma eficiente, evitando conflitos de horários e maximizando o tempo dedicado ao ensino.

• Planejamento de Recursos: Para oferecer aulas de música eficazes, um professor precisa de recursos como instrumentos, partituras, equipamentos de áudio, entre outros. A logística ajuda a garantir que esses recursos estejam disponíveis quando necessário, evitando atrasos e interrupções nas aulas.

• Localização e Acesso: A escolha do local onde as aulas de música são ministradas é uma decisão logística crucial. A localização deve ser conveniente para os alunos, de fácil acesso e adequada para a prática musical. Uma boa logística pode contribuir para atrair mais alunos.

• Transporte e Deslocamento: Alguns professores de música também oferecem aulas particulares em diferentes locais. A logística desempenha um papel importante na organização do transporte, permitindo que o professor se desloque de forma eficiente entre diferentes locais de ensino, fazendo uma rota organizada, muitas vezes a necessidade da troca de horário ou dia, entre ambas as partes.

• Gerenciamento de Pagamentos: A logística também se estende ao gerenciamento de pagamentos e faturamento. Um sistema eficaz de cobrança e pagamento contribui para a sustentabilidade financeira do professor de música, garantindo que os alunos paguem pontualmente, uma simples planilha, pode auxiliar, evitando também os conflitos das finanças da empresa com o da família.

• Comunicação com os Alunos: Essa logística inclui o agendamento de aulas, a confirmação de horários, o envio de materiais de estudo e a resolução de dúvidas por meio de métodos eficazes, como e-mail, mensagens de texto ou aplicativos de textos.

• Marketing e Promoção: Para atrair novos alunos, um professor de música precisa de estratégias de marketing e promoção. A logística desempenha um papel na criação e implementação de campanhas de marketing eficazes, bem como na gestão de eventos temáticos ou apresentações públicas.

Como desenvolver uma boa precificação de horas do conhecimento musical (tempo oferecido x hora vendida).

• Definição do custo dessa renda por hora: O primeiro passo é estabelecer uma taxa por hora. Isso pode variar com base na experiência, nível de especialização, localização geográfica e demanda pelo serviço. Professores com mais experiência e especialização geralmente podem cobrar taxas mais altas.

• Pacotes de aulas: Alguns professores de música oferecem pacotes de aulas que os alunos podem comprar antecipadamente. Por exemplo, um pacote de 10 aulas pode incluir um desconto em relação ao preço por aula única. Isso incentiva os alunos a se comprometerem com as aulas a médio e longo prazo.

• Agendamento e reservas: Utilizar um sistema de agendamento online pode facilitar a marcação de aulas e permitir que os alunos escolham horários disponíveis de acordo com sua conveniência. Isso ajuda a evitar conflitos de horários e melhora a gestão do tempo.

• Política de Cancelamento: Muitos professores estabelecem uma política de cancelamento que define as condições de reembolso ou reposição de aulas em caso de cancelamento por parte do aluno ou do professor. Isso ajuda a garantir que o tempo do professor seja respeitado.

• Faturamento e Pagamentos: Definir um sistema eficiente de faturamento e pagamento é importante. Pode-se usar métodos como transferência bancária, pagamento online, pix, ou até mesmo aplicativos de pagamento móvel para receber o pagamento das aulas.

• Aulas de avaliação: Alguns professores oferecem uma primeira aula de avaliação gratuita ou a preço reduzido. Isso dá aos alunos a oportunidade de conhecer o professor e seu método antes de se comprometerem a longo prazo.

• Contratos: Para estabelecer expectativas claras, alguns professores utilizam contratos de aula que detalham as taxas, horários, política de cancelamento e outros termos. Isso ajuda a proteger ambas as partes.

• Revisão e aumento de valores: É importante revisar periodicamente as taxas por hora e considerar aumentos para refletir a experiência e a demanda crescente pelo seu ensino.

Com base nos dados anteriores, podemos sugerir, segundo a logística esse cenário:

A precificação das aulas por hora pode variar amplamente, dependendo de vários fatores, como sua experiência, localização, demanda de mercado e custos envolvidos. Uma fórmula básica que você pode usar como ponto de partida é a seguinte:

Preço por Hora = (Custos + Salário Desejado + Margem de Lucro) / Número de Horas de Ensino Mensais

Aqui estão os componentes dessa fórmula:

Custos: Isso inclui todos os custos associados ao ensino de música, como aluguel de espaço, material didático, manutenção de instrumentos, impostos, seguro e outros gastos relacionados ao seu negócio. Certifique-se de considerar esses custos de forma precisa.

Salário Desejado: Determine o valor que deseja ganhar por mês. Lembre-se de que isso deve cobrir suas despesas pessoais e contribuir para suas economias ou investimentos.

Margem de Lucro: A margem de lucro é a porcentagem que você deseja ganhar além de seus custos e salário desejado. Isso varia de acordo com suas metas financeiras e a competitividade do mercado.

Número de Horas de Ensino Mensais: Calcule quantas horas de ensino você pretende oferecer por mês. Lembre-se de levar em consideração as horas que você pode efetivamente ensinar e equilibre-as com suas necessidades de tempo pessoal.

Aqui está um exemplo prático:

Suponhamos que você deseja ganhar um salário mensal de R$ 5.000, tem R$ 2.400 em custos mensais, deseja uma margem de lucro de 40% e planeja oferecer 80 horas de aulas por mês (4 horas por dia).

Preço por Hora = (2.400 + 5.000 + (0.40 * (2.400 + 5.000))) / 80

Preço por Hora = (2.400 + 5.000 + (0.40 * (7.400)) / 80

Preço por Hora = (2.400 + 5.000 + 2.960) / 80

Preço por Hora = 10.360 / 80

Preço por Hora = R$ 129,50

Neste exemplo, o preço por hora de aula seria em torno de R$ 130,00. No entanto, lembre-se de que essa é apenas uma fórmula básica. Você pode ajustar os valores de acordo com a realidade do seu mercado, suas despesas reais e suas metas financeiras. Além disso, leve em consideração a concorrência e a percepção de valor que seus alunos têm em relação às suas aulas ao definir o preço final.

Praticando a logística numa escola de música.

• Formação Acadêmica. Contrate professores com formação acadêmica em música, como bacharelado ou mestrado em música.
• Certifique-se de que os professores tenham experiência de ensino e sejam especializados em diferentes instrumentos musicais ou áreas musicais.
• Estudo Diário: Encoraje os alunos a praticar regularmente e fornecer um espaço adequado na escola para isso.
• Crie horários flexíveis para que os alunos possam estudar diariamente e agendem aulas individuais e em grupo de acordo com as necessidades dos alunos.
• Cursos de Capacitação: Ofereça cursos de aperfeiçoamento para os professores, garantindo que estejam atualizados com as melhores práticas de ensino e as tendências musicais.
• Disponibilize cursos de curta duração para os alunos que desejam aprimorar suas habilidades musicais específicas.
• Gastos e Investimentos em Material Técnico (Instrumentos Musicais):
• Invista em uma variedade de instrumentos musicais de alta qualidade para atender às necessidades dos alunos.
• Mantenha os instrumentos em boas condições por meio de manutenção regular.
• Forneça instrumentos para os alunos em aulas práticas, se necessário.
• Gastos e Investimentos em Material Pedagógico:
• Desenvolva ou adquira material didático adequado para os cursos oferecidos.
• Atualize o material regularmente para acompanhar as mudanças no currículo e nas abordagens de ensino.
• Gastos com Documentação da Profissão: Certifique-se de que os professores e funcionários tenham as certificações necessárias para o ensino de música, se aplicável.
• Mantenha registros organizados de todos os documentos necessários para a operação da escola de música, como licenças e autorizações.
• Pagamento de Mentorias: Ofereça mentorias para os professores em início de carreira ou aqueles que desejam aprimorar suas habilidades.
• Reserve um orçamento para pagar mentores experientes que possam orientar os professores em desenvolvimento.
• Logística Geral: Estabeleça um sistema de agendamento eficiente para acomodar aulas individuais e em grupo.
• Mantenha um registro detalhado das despesas e receitas da escola.
• Implemente estratégias de marketing para atrair alunos e manter uma base de alunos constante.
• Os deslocamentos fora da sede é um dos fatores de custos que por muitas vezes não são considerados, mas inclui despesas com combustível, manutenção do veiculo, estacionamento, por vezes até pedágios ou transporte público.
• Mantenha registros detalhados de todas as despesas relacionadas ao deslocamento e das horas gastas em aulas fora da sede. Isso ajudará na gestão financeira e na avaliação do custo-benefício de oferecer aulas fora da sede.
• Ao considerar esses custos e gerenciar adequadamente a logística de aulas fora da sede, você pode garantir que elas sejam eficazes e financeiramente viáveis, oferecendo uma experiência de ensino de música de qualidade para seus alunos.

DEPRECIAÇÃO

Claro, para melhorar a gestão financeira da escola de música, é importante considerar a depreciação de máquinas, equipamentos móveis e eletrodomésticos. A depreciação é a redução do valor de um ativo ao longo do tempo devido ao desgaste, obsolescência ou uso. Aqui está uma breve lista com cálculos das taxas de depreciação típicas para esses tipos de ativos:

Instrumentos Musicais:

Taxa de Depreciação: 10% ao ano

Exemplo: Se um piano de concerto é avaliado em R$ 10.000,00 a depreciação anual seria de R$ 1.000,00;  R$ 2,74 por dia.

Computadores e Equipamentos de Áudio/Visual:

Taxa de Depreciação: 20% ao ano

Exemplo: Se um computador custa R$ 2.000,00 a depreciação anual seria de R$ 400,00.

R$ 33,34 por mês.

Móveis da Sala de Aula:

Taxa de Depreciação: 5% ao ano

Exemplo: Se o mobiliário da sala de aula está avaliado em R$ 5.000,00 a depreciação anual seria de R$ 250,00.

Eletrodomésticos (por exemplo, geladeira para a área de descanso):

Taxa de Depreciação: 7% ao ano

Exemplo: Se a geladeira custa R$ 1.800, a depreciação anual seria de R$ 126,00.

A depreciação é importante para calcular os custos reais desses ativos ao longo do tempo e planejar sua substituição futura. Você pode usar esses valores para determinar as reservas necessárias para a substituição de ativos e garantir que a escola de música esteja sempre bem equipada. Certifique-se de acompanhar a depreciação em seus registros financeiros para manter a integridade de suas finanças.

A fórmula básica da depreciação é a seguinte:

Depreciação Anual = (Custo Inicial – Valor Residual) / Vida Útil

Onde:

“Custo Inicial” é o custo original do ativo.

“Valor Residual” é o valor que se espera que o ativo tenha no final de sua vida útil (o valor pelo qual ele pode ser vendido ou o valor que resta após a depreciação). Claro que alguns itens até valorizam, devido a exclusividade, raridade da peça/instrumento.

“Vida Útil” é o período estimado durante o qual o ativo será utilizado ou mantido em serviço.

Vamos usar um exemplo de um piano de cauda longo:

Suponha que você comprou um piano de cauda longo para a escola de música por       R$ 10.000,00.

Você espera que o piano tenha uma vida útil de 20 anos e que, ao final desse período, ele ainda tenha um valor residual de R$ 2.000,00.

Depreciação Anual = ($10.000 – $2.000) / 20

Depreciação Anual = $8.000 / 20

Depreciação Anual = $400 por ano, próximo de R$ 32,88 por mês.

Portanto, a depreciação anual do piano de cauda longo é de R$ 400,00 por ano. Isso significa que a cada ano, R$ 400,00 devem ser registrados como despesa de depreciação no balanço da escola de música para refletir a redução de valor desse ativo ao longo do tempo. Lembre-se de que, após 20 anos, o valor do piano será totalmente depreciado até seu valor residual de R$ 2.000,00.

A depreciação é um conceito contábil que descreve a alocação do custo de um ativo tangível (como maquinas e equipamentos) ao longo do tempo. Ela reflete a idéia de que os ativos perdem valor à medida que são sados, desgatados ou tornam-se obsoletos. A depreciação é importante para refletir com precisão a desvalorização dos ativos nos registros contábeis de uma organização. Em resumo, a depreciação é uma prática para substituição futura com planejamento lúcido e sensato.

Aqui estão alguns tipos de  planilhas que podem ser úteis:

Planilha de Orçamento Anual: Essa planilha permite que você planeje as despesas e receitas ao longo do ano, ajudando a estabelecer metas financeiras e acompanhar o desempenho real em relação ao orçamento.

Controle de Receitas e Despesas: Uma planilha para registrar todas as entradas (mensalidades, taxas de inscrição, vendas de material) e saídas (salários, aluguel, contas de serviços públicos, despesas com instrumentos) de dinheiro. Isso ajuda a manter o controle das finanças da escola.

Controle de Pagamentos de Professores e Funcionários: Uma planilha para acompanhar os pagamentos dos professores e funcionários, incluindo salários, impostos e benefícios.

Registro de Alunos: Uma planilha para manter o controle das informações dos alunos, como detalhes de contato, histórico de aulas, matrículas e pagamentos pendentes.

Agendamento de Aulas: Uma planilha para agendar as aulas dos alunos, permitindo um planejamento eficaz de horários e recursos.

Controle de Inventário de Instrumentos e Equipamentos: Para acompanhar a disponibilidade e o estado de instrumentos musicais e equipamentos, bem como a manutenção necessária.

Controle de Biblioteca de Partituras e Material Didático: Para gerenciar o empréstimo e a devolução de partituras e materiais didáticos aos alunos.

Acompanhamento de Desempenho dos Alunos: Uma planilha para registrar o progresso dos alunos em suas aulas e avaliações, permitindo um feedback eficaz.

Plano de Marketing e Captação de Alunos: Para planejar e acompanhar estratégias de marketing, como anúncios, promoções e eventos.

Registros de Eventos e Recitais: Uma planilha para planejar e acompanhar eventos, recitais e competições envolvendo os alunos.

Registro de Manutenção: Para acompanhar a manutenção programada e não programada de equipamentos e instrumentos. Limpeza das salas, banheiros e outros.

Controle de Depreciação: Para calcular e registrar a depreciação de ativos, como instrumentos e equipamentos, conforme mencionado anteriormente.

Reserva de Recursos e Salas de Aula: Uma planilha para agendar o uso de salas de aula, estúdios e recursos, evitando conflitos de horários.

Plano de Cursos e Currículo: Para manter o controle do currículo, a progressão dos cursos e o agendamento de aulas.

Relatórios Financeiros e de Desempenho: Para criar relatórios que auxiliem na tomada de decisões estratégicas e na avaliação do desempenho da escola.

Cada uma dessas planilhas pode ser adaptada às necessidades específicas da sua escola de música. O uso eficiente dessas ferramentas pode melhorar a eficiência operacional, o controle financeiro e a gestão geral da escola.

Segue um exemplo da planilha do SEBRAE, fornecida no site para quem tem cadastro no mesmo.

Fonte: https://sebrae.com.br/sites/PortalSebrae